standup-board

Resultaten bereiken in een projecten organisatie met behulp van de Agile-Scrum methodiek

Het idee: de manager gereedschap in handen geven, zoals bij het Agile-Scrum werken, om de organisatie te mobiliseren

De afgelopen weken ben ik aan de slag geweest bij een interessante organisatie. Grootste uitdaging was de managers gereedschap in handen geven om hun medewerkers te mobiliseren zodat deze ook zelf projecten en activiteiten gaan oppakken.

Het project dat we deden was heel toekomstgericht met visie, blueprint en roadmap ontwikkeling. Maar voor de korte termijn hadden we 6 Quick Wins gedefinieerd die in Sprints van ieder 4 weken gerealiseerd moesten gaan worden.

Het woord Sprint triggerde me om een methodiek in te zetten, voor 1 van de Quick Wins. Een methodiek die ik een aantal maanden daarvoor had opgepikt: het Agile-Scrum werken. Het idee is heel simpel en makkelijk toepasbaar en daarom deel ik het graag. Doe er je voordeel mee.

Toepassen op een kortlopend project

Ik ga er voor het gemak van uit dat je een project hebt dat in een korte tijd gerealiseerd moet worden. Dit kan bijvoorbeeld een LEAN-project (A4 methode) zijn met een korte tijdshorizon. Voor dit project heb jij met jouw team een doel gedefinieerd en ook een aantal stappen, activiteiten, om dit doel te bereiken. De activiteiten heb je met je team uitgezet in een tijdlijn en zo heb je de prioriteiten tevens vastgesteld over de volgordelijkheid van uitvoeren. Zoals vaker in projecten draait het ook hier weer om de uitspraak: begin with the end in mind. Wat wil jij met jouw team in een paar maanden tijd gerealiseerd hebben. De activiteiten die leiden tot het eindresultaat daar gaan jullie mee aan de slag: zij vormen de backlog.

Gezamenlijk benoemen van de backlog activiteiten

Het benoemen van deze activiteiten om het resultaat te halen, doe je bij voorkeur niet alleen, maar met het team dat verantwoordelijk is voor het uiteindelijke resultaat. Zo ben ik ook op deze opdracht begonnen. Het is belangrijk dat iedereen de doelen kent en het liefst met elkaar benoemd welke activiteiten gerealiseerd moeten worden om het doel te bereiken. Dat creëert draagvlak en betrokkenheid. Als medewerkers zelf met goede ideeën mogen komen dan willen ze die vaak ook graag zelf uitvoeren. Als iemand anders ze verzint, zie dan nog maar eens iemand te vinden die het gaat oppakken.

Toewijzen en opvolgen van activiteiten middels een scrum board

Vervolgens zal je de activiteiten, als manager ook aan het team moeten toewijzen en opvolgen. Daar kan je een heleboel tools voor gaan ontwerpen, Excel rapporten voor gaan bouwen of een project support tool voor gaan inzetten. Of even terugdenken naar de opdracht, het gaat om een project van 2 keer 4 weken en er moet zichtbaar wat gaan gebeuren. Het was voor de organisatie echt belangrijk dat mensen voortgang konden gaan zien en ik moest denken aan mijn vorige werkgever. Daar was zojuist het Agile-Scrum werken ook op de Marketing en Productmanagers afdelingen uitgerold. Er bestonden daar geen afdelingen meer, maar teams die samenwerkten, gezamenlijk hun werk planden en de voortgang lieten zien rondom een scrumboard. Mijn klant wilde heel graag van best practicus gebruik maken en ik dacht deze manier van werken uit Nederland dat is een stap voorwaarts. Het grappige blijf ik vinden dat het qua tooling niet modern is, en overal ter wereld kan worden toegepast.

Indeling scrum board

Dus zogezegd zo gedaan. Brown paper uitgerold, op post its alle 21 activiteiten voor de komende weken uitgeschreven (de backlog list) en vervolgens 6 kolommen gemaakt:

  • Backlog
  • Who
  • To do
  • In progress
  • Done
  • Impediments
    standup-board

Eerste stand-up meeting

De poster meegenomen naar de eerste stand-up meeting. En uitleg gegeven. Nog een keer natuurlijk laten benadrukken door de manager dat we in een aantal weken tijd al de activiteiten uitgevoerd moeten hebben. En toen de hele simpele vraag wie pakt wat de komende week op? Let dan maar eens op wat er gebeurt. Omdat het visueel heel duidelijk is dat er wat gedaan moet worden pakken mensen hun verantwoordelijkheid. Ben je bang dat dit niet gaat lukken de eerste keer, bespreek dan met een aantal mensen de meeting voor en vraag of zij een actie willen oppakken in de meeting, de rest volgt dan wel.

Vervolgens ga je in de weken daarna iedere week of 2 keer per week of zo veel als voor de activiteit die je wilt bereiken, opvolgen, middels stand-up meetings. Ik heb er voor gekozen om niet zoals in een IT-omgeving daily stand ups te initiëren, omdat de medewerkers op dit project naast hun projectactiviteiten van de backloglist ook dagdagelijkse activiteiten uitvoeren. De projecten worden dus naast het dagelijkse werk uitgevoerd en kunnen dus een iets langere follow up tijd hebben.

De stand-up meeting in 5 regels samengevat

Voor de stand-up meeting zelf gelden een aantal regels:

  1. Houd het kort
    De stand-up zelf is een korte meeting van maximaal 15 minuten. Je zult merken dat je in het begin iets meer tijd nodig hebt om iedereen te laten wennen aan de methode. Dat mag zelf vind ik dat je mensen ook leertijd moet gunnen. En je enthousiasme niet direct in de kiem moet smoren.
  2. Blijf staan
    Om de meeting kort en effectief te houden blijven de deelnemers staan.
  3. De meeting heeft tot doel een antwoord te geven op de voortgang
    Dit doe je door:
  • status te delen;
  • signaleren van impediments/bottlenecks en
  • replanning van activiteiten om het einddoel te bereiken.Het team rapporteert aan elkaar wat de status is. Het is belangrijk dat het team in discussie geraakt en met elkaar gaat afstemmen. In het begin kan je de meeting faciliteren, maar mijn ervaring is dat de meeting verbetert als je telkens een ander teamlid vraagt te faciliteren.Doel is het uiteindelijke resultaat bereiken aan het einde van de project periode. Dus let erop dat deelnemers niet alleen rapporteren over wat ze gedaan hebben, maar juist ook kijken of de planning nog gehaald wordt. Als dat niet het geval is dan zal je met het team de activiteiten moeten herplannen zodat het uiteindelijke doel wel gehaald wordt.
  1. Ritme
    Belangrijk is dat een scrum meeting steeds op dezelfde locatie en tijd plaatsvindt, op tijd start en eindigt na 15 minuten. Dit is met name belangrijk als de meeting meerdere keren per week plaatsvindt, maar ook als je minder vaak bij elkaar komt is een plek waar jouw scrum-board kan blijven hangen de fijnste plek.
  2. Signaleren van problemen en oplossen juist achteraf
    Dan nog een belangrijke: de meeting is er ook voor het signaleren van problemen. Mochten deze er zijn benoem ze dan, maar trap niet in de valkuil om ze direct op te gaan lossen. Dat kan achteraf na de scrum meeting. Dus parkeer deze en hang er een eigenaar aan. Het bediscussiëren van de oplossing lukt namelijk niet in 15 minuten

De 3 belangrijkste vragen voor de stand-up meeting

In Iedere stand-up meeting worden door de deelnemers de volgende vragen beantwoord:

  1. Wat heb ik gedaan sinds de vorige stand-up?
    Zijn mijn geformuleerde to do’s opgepakt en heb ik deze activiteiten kunnen verplaatsen naar de kolom in progress of de kolom done. De eerste vraag geeft inzicht aan de manager en de rest van het team of er progress is, zonder dat ze voortdurend hoeven te chasen. Als de medewerker niets gedaan heeft, dan zie je direct dat er een probleem is. Ook als het werken aan een activiteit niet snel genoeg gaat dan kan je signaleren dat er een probleem kan gaan ontstaan met het behalen van de einddatum.
  2. Wat ga ik doen tot de volgende stand-up?
    Ga ik nieuwe activiteiten oppakken uit de backloglist of bestaande activiteiten verder uitwerken of afronden. Ieder teamlid bediscussieert voor de rest van de groep zijn plannen. Dit is ook een goede manier om te bewerkstelligen dat iedere deelnemer verantwoordelijk is voor wat hij doet en aangesproken kan worden als iets niet goed gaat. Als een deelnemer niets te doen heeft dan kan je met elkaar naar de backlog list kijken en deze deelnemer een nieuwe passende taak geven die nodig is om het eindresultaat te halen.
  3. Welke issues heb ik en welke hulp heb ik daarbij nodig? Het gaat om het vaststellen wat de productiviteit van de deelnemer in de weg staat. Dit kan van alles zijn van problemen met de pc tot verlofissues of een afhankelijkheid van een derde die niet levert. In de Agile-Scrum methodiek is de scrum-master verantwoordelijk voor het oplossen van de problemen. Als je het toepast op een project dan kan je deze taak delegeren aan de (project)manager.

Voordelen van de 3 vragen en het scrumboard

De drie vragen dwingen om met elkaar te communiceren over de onderlinge afhankelijkheden of koppelvlakken. Je maakt het team als het ware belangrijk. Waardoor mensen zich ook zichtbaar anders gaan gedragen.

Verder is de methode door het scrumboard ook zeer visueel. Als er een activiteit in progress is of een activiteit wordt afgerond dan zien de deelnemers letterlijk op het bord dat er voortgang is, omdat de post-it door de deelnemer verschoven kan worden. Dat creëert ook trots in het team, want met elkaar komen we een stap verder. Ook zien visueel ingestelde deelnemers sneller dat er een bijdrage van hen nodig is. Zo zei een van de deelneemsters: “jij kan niet verder met deze activiteit voordat dat item op de backloglist gedaan is. Daarom ga ik die oppakken” en plakte vervolgens een nieuwe to do achter haar naam.

Scrum werken is geen aanpak maar een filosofie

Tot slot scrum is niet zozeer een aanpak maar een filosofie. In deze filosofie wordt afscheid genomen van het traditionele blauwdruk denken. Het is goed toepasbaar als je medewerkers wilt meenemen in een verandering. Het is een methode van zien, voelen en veranderen. Medewerkers leren door te doen en dat is wat ik ook in dit project ervaarde waar ik het toepaste, het met kleine stappen succes behalen. Dat is fijn voor de deelnemers en ook goed voor de organisatie, omdat je de verandering voor je ogen ziet gebeuren.

Morgen toepasbaar?

Zeker een scrum aanpak hoeft niet lang te worden voorbereid. Het is een kwestie van de deelnemers meenemen in de filosofie en aanpak en dan beginnen. Je kunt het altijd gaandeweg blijven verbeteren.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *