Over het belang van gevisualiseerde feiten en cijfers in jouw teammeetings

Worden jouw teammeetings ook ondersteund door grafieken of dashboards? Hoe breng jij in de volgende teammeeting feiten en cijfers in en ben je net als ik ervan overtuigd dat je deze nodig hebt om resultaat uit jouw teammeeting te halen.

Van de week had ik een doorbraak op het project bij mijn huidige opdrachtgever. Een doorbraak die me qua inspanning weinig tijd heeft gekost, maar tot groot effect resulteerde. Het was in de kick-off van de wekelijkse meeting die we gaan houden om het klachten proces te optimaliseren. Mijn opdrachtgever verzamelt al een tijdje feedback van klanten over de geboden service en klachten die klanten hebben. Er is een mooie vragenlijst opgesteld, een elektronische zuil geplaatst bij de serviceloketten en er was ook respons binnengekomen van klanten. Toen ik de verantwoordelijke manager vroeg of er dashboards waren ontwikkeld en de respons ook met de stakeholders uit de keten besproken was kreeg ik een negatief antwoord. Niet besproken en ook nog geen keten overleg geïnstalleerd. Ik houd van doorpakken dus besprak ik met de manager de collega’s uit de keten uit te nodigen, voor een wekelijkse meeting. Daarnaast vroeg ik een collega me te helpen de respons op een aantal vragen in een zestal staafdiagrammen weer te geven. (Een geanonimiseerd voorbeeld van de grafiek heb ik als foto bijgevoegd.)

Het bespreken van feiten en cijfers verlevendigt de teammeeting
De staafdiagrammen nam ik mee naar de eerste meeting en op de agenda stond het bespreken hiervan. Voor mij had het bespreken 2 doelen:

1. de discussie op gang brengen met de medewerksters hoe we de service aan klanten kunnen verbeteren
2. aantonen dat met behulp van feiten en grafieken teammeetings meer resultaat opleveren.

En beiden lukten: de grafiek trok de aandacht van de medewerksters. Er ontstond een discussie over oorzaken en wat we zouden kunnen doen voor verbetering.

Cijfers visueel maken geeft inzichten en reacties
En toen gebeurde het. Een van de deelnemers zei: “ik wil toch even ingaan op de staaf waar staat dat klanten niet genoeg informatie ontvangen over onze producten”. Daarna gaf ze aan dat er een enorme hoeveelheid aan flyers en brochures was gemaakt om klanten te informeren en dat zij deze ook allemaal beschikbaar had. Waarna ze haar collega’s vroeg: geven jullie die dan niet meer uit bij het inschrijven van nieuwe klanten. Dat resulteerde in verbazing van de collega’s nee dat deden ze al een lange tijd niet. Ze wisten niet dat dat er was, maar hadden er wel behoefte aan. En zo leverde een eenvoudige grafiek opeens veel inzichten op. En natuurlijk ook vervolgacties!

Ook voor het projectteam leverde het resultaat op omdat we al een aantal weken op zoek waren naar brochures en productbeschrijvingen en die bleek deze deelnemer te beheren. Direct na de meeting hebben we alle documenten gekregen.

Het lijkt zo eenvoudig en dat is het ook!

Wat als ik de staafdiagrammen niet had meegenomen, waren we dan tot deze inzichten gekomen? Hoe lang was ons team nog op zoek geweest naar iemand die brochures en beschrijvingen van de producten had? De grootste smile kreeg ik van de week op mijn gezicht toen de manager een paar dagen later zei, wat mooi he wat er gebeurde bij het bespreken van de grafiek. Ik kon het alleen maar beamen.

Samengevat:

1. Voor goede levendige teammeetings met discussies zijn feiten en cijfers van belang
2. Een goede presentatie van de cijfers in de vorm van een visueel plaatje/grafiek helpt bij het snel inzicht geven in wat er aan de hand is.
3. Een visualisatie in de vorm van een grafiek zet mensen aan het denken en leidt bijna altijd tot vragen en anders kan je zelf vragen stellen en zo mensen meenemen.